3 MİLYON ŞİRKET VE 70 MİLYON BİREYİN E-DÖNÜŞÜMÜ

TÜM ŞİRKETLER VE BİREYLERİN E-İMZA VE KEP DÖNÜŞÜMÜ

Son yıllarda iş hayatının hemen her alanına giren e-dönüşüm, BTK tarafından Kayıtlı Elektronik Posta ve elektronik imza gibi uygulamalarla kurumların ve bireylerin iş yapış şekillerini önemli ölçüde değiştirmeye başladı.

Global anlamda da, özellikle İtalya ve Kanada başta olmak üzere, nerdeyse şirketlerin tamamının ve bireylerin de %30 unun kullandığı e-imza ve KEP, ülkemizde de tüm şirket ve bireyleri dönüştürmeye hazırlanıyor.  

Ülkemizin önde gelen e-dönüşüm kurumu EDM Bilişim, bir taraftan e-fatura, e-defter, e-arşiv, e-bilet alanlarında 5 bine yakın kuruma hizmet verirken, diğer taraftan yüzbinlerce kurum ve kişiyi e-imza ve KEP ile buluşturuyor. EDM Bilişim İstanbul Satış Direktörü Serkan Dönmez, bu dönüşümü müşterilere en konforlu şekilde ulaştırmak için İstanbul’un iş merkezlerinde organizasyonlarını oluşturuyor. Bunlardan birini ve hatta ilkini PERPA da kuran Dönmez, ülkemizdeki tüm şirket ve bireyleri kapsayacak e-imza ve KEP dönüşümü hakkında aşağıdaki bilgileri verdi:

Öncelikle BTK’nın uygulamaya aldığı KEP sistemi ile ilgili tanım ve genel bilgilere birlikte bakalım.

KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP)  NEDİR? 

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) , Yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak kabul edilmektedir. Standart elektronik posta (SEP) ile iletişim/belge paylaşımı yasal geçerli olarak ve teknik olarak güvenli kabul edilmeyen, iletimin kesin olarak sağlanamadığı ve inkar edilebilen bir iletişim şeklidir. KEP, e-imza ve zaman damgası kullanılarak, bir elektronik postanın iletildiğini garanti altına almayı, gönderen ve alan tarafların kim olduklarının bilinmesini, gönderilen iletinin ne olduğunun, içeriğinin başkalarınca değiştirilmediğinin ve gönderim zamanının kesin olarak tespit edilmesini sağlamaktadır. KEP, elektronik posta yoluyla yasal geçerli ve teknik olarak güvenli bir şekilde e-belge paylaşımını sağlayabilen ve bu işlemlerle ilgili kesin delil sağlayabilen tek araçtır. Daha basit bir ifade ile KEP; gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin sonradan değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği ve delil niteliği olan güvenli elektronik posta hizmetidir. 

KEP SİSTEMİ HAKKINDA GENEL BİLGİLER

• KEP sistemi, bir elektronik iletinin tarafları veya muhatapları arasında KEP hesabı vasıtasıyla hukuki ve teknik güvenliğe sahip bir şekilde gönderilip alınmasını sağlamak ve güvenli bir biçimde mail iletişiminde bulunmak gibi amaçlarla kullanılır.

• KEP sistemi ile elektronik ortamda yapılan her türlü bildirim; ihtar, ihbar, başvuru, dilekçe, taraflar arasında yapılan yazışmalar, ihale, teklif, sözleşme evraklarının paylaşımı, şirketlerin beyannameleri, fatura, ekstre, talimat gibi gönderileri, anonim şirketlerin toplantı çağırıları gibi birçok farklı içerikli ileti, güvenli ve hızlı biçimde karşı tarafa ulaşır.

• Bilgi akışının hızlı bir şekilde ilerlemesi ve kullanım kolaylığı ile zaman kazanılır. Kağıt kullanımının ortadan kalkması ile arşivleme, posta gibi işlem maliyetlerinin düşmesi sağlanır. Ayrıca çevrenin korunmasına da katkıda bulunulur.

• Gönderilecek e-postanın ne zaman, kim tarafından, kime yollandığı, gönderilen kişinin posta kutusuna hangi tarih ve saatte ulaştığı, alıcı tarafından ne zaman okunduğu belgelenir.

• KEP sisteminin kullanıcısı olan gönderici, elektronik postanın kendisi tarafından gönderilmediğini ve aynı sistemin kullanıcısı olan alıcı ise gönderinin kendisine ulaşmadığını iddia edememektedir.

• Gönderi teslim edildikten 24 saat sonra alıcısı tarafından yasal olarak okundu kabul edilir.

• KEP sisteminin bir elektronik postanın göndericiden alıcıya iletilmesi sırasında meydana gelen bütün işlemlere ilişkin tuttuğu kayıtlar kesin delil mahiyetindedir. KEP delili adı verilen bu kayıtlar; gönderi zamanı, gönderici ve alıcı kimlikleri, teslim edilme zamanı, okunma zamanı, içeriğin bütünlüğü bilgileridir.

• Kayıtlı elektronik posta hukuken kesin delil teşkil eder.

• Gönderilen KEP, ekli dosyaları ile birlikte bütünlüğü değiştirilmeden korunur. Gönderi üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz ve gönderiye müdahalede bulunulamaz.

• Başarılı bir şekilde gönderilen, ancak alıcı tarafından açılmayan KEP iletisi, mevzuat uyarınca KEP gönderisinin ulaşmasından 24 saat sonra okundu olarak kabul edilir.

• KEP gönderimi ancak elektronik imza ile yapılabildiğinden, KEP hesap sahibinin e-imza sahibi olması gerekmektedir.

• KEP hesap sahiplerinin bilgilerinin yer aldığı, gerçek zamanlı olarak güncellenen bir KEP rehberi mevcuttur. Kurumların KEP rehberinde bulunmaları mevzuat uyarınca zorunludur. Bireysel kullanıcıların ise KEP Rehberinde kayıtlarının bulunması bu yönde taleplerinin olmasına bağlıdır.

• Bireysel KEP hesaplarında kurum ya da kişiler tarafından KEP rehberinde zorunlu olarak görülecek olan bilgiler; KEP hesap adresi, T.C. Kimlik numarası, isim ve soyisimdir. Görünür kılınması isteğe bağlı olan bilgiler ise; hizmet şekli, unvan, adres, imza doğrulama verisi ve telefon numarasıdır.

• Kurumsal KEP hesaplarında kurum ve kişiler tarafından KEP rehberinde zorunlu olarak görüntülenecek bilgiler; KEP hesap adresi, MERSİS numarası, tüzel kişinin tam adı, ana faaliyet alanı, merkezinin bulunduğu il ve adres bilgileridir. Görüntülenmesi isteğe bağlı olan bilgiler ise; işlem yetkilisi veya yetkililerinin isimleri, soyisimleri ve unvanlarıdır.

• KEP hesabının, hesap sahibi tarafından kendi nam ve hesabına kullanılması esastır. KEP hesapları bireysel kullanıcılar için tek bir kişiye aittir, birden fazla kişi tarafından kullanılamaz. Kurumsal hesaplar için, başvuru sırasında veya daha sonra, birden fazla işlem yetkilisi veya alt işlem yetkilileri atanabilir, kurumlar istedikleri zaman işlem yetkilisini ve/veya alt işlem yetkililerini değiştirebilirler.

KEP SİSTEMİ İLE YAPILABİLECEK İŞLEMLER HANGİLERİDİR?

• KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında elektronik olarak gönderilip alınabilecek, başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, tebligat, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilecektir.

• Şirketler ile gerçek kişiler arasında ve kurum içi her türlü yazışma, belge paylaşımı, sözleşme, tebligat, ihtar/ihbar, e-fatura, telefon görüşme dökümleri, banka talimatları, hesap ekstreleri, kredi kartı ekstre gönderimleri, siparişler, ihale teklifleri, e-ticaret işlemleri gibi sayısız alanda kullanılmaya başlanacaktır.

• Yoğun personel çalıştıran ve özellikle saha personeli olan işletmelerde, bordro, izin formu, masraf pusulaları gibi tarafların tebliğ ve tebellüğ işlemini gerektiren konularda iş kanunu madde 37’ye uygun şekilde KEP sistemi çözüm olabilmektedir.

• Üretici-Dağıtıcı-Bayi üçgeninde siparişler, alacak ve tahsilatlar gibi uyuşmazlık konusu olabilecek her türlü işlemlerde KEP sistemi çözüm olabilmektedir.

• Kullanıcılar tarafından istendiği takdirde, iletişimin gizliliği sağlanarak güvenli haberleşme ve elektronik belgelerin güvenli bir ortamda saklanması da KEPHS tarafından verilecek katma değerli hizmetleri ile mümkün olabilecektir.

KEP İLE ELEKTRONİK TEBLİGAT’IN (E-TEBLİGAT) NE İLİŞKİSİ VAR?

Elektronik tebligat yönetmeliği kapsamına uygun olarak elektronik ortamda yapılan tebligatı ifade eden e- tebligat; Tebligat Kanunu'nda tebliğ çıkarmaya yetkili kılınan merciler tarafından elektronik ortamda hazırlanmış olan tebligatların değiştirilemez ve inkar edilemez bir şekilde kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla alıcılarına iletilmesidir. Bu sistemde Tebligat Kanunu’nda tebliğ çıkarmaya yetkili kılınan merciler elektronik tebligat gönderebilecek olup, muhataplar ise elektronik tebligat alabileceklerdir. E-tebligat sistemine, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile tüzel ve özel tüm kişiler üye olabilecektir. Elektronik tebligat adresi almak isteyen muhatapların elektronik tebligata elverişli kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı edinmeleri gerekmektedir. Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin 7. maddesi uyarınca; anonim şirketler ve limited şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur.

TÜM ŞİRKETLERİ VE NÜFUSU DÖNÜŞTÜRECEK!

Buradaki en önemli adım, AB müktesebatına göre  vatandaş ile devlet ve kurumlar arasındaki imzalama sistemlerinin bağımsız olması gerekliliğinin hayata geçirilmesi. Böylece e-devlet şifreleri, banka şifreleri tarihe karışacak, her imzalama e-imza ile imzalanacak, her kurumsal yazışma KEP ile gönderilecek.

Pek yakında bordro imzalama, mutabakat imzalama, sigorta poliçe imzalama, tebligat, sözleşme gibi uygulamaların yaygınlaşması da kısa vade büyüme potansiyelini oluşturmaktadır. 

NEDEN EDM KEP?

Türkiye’nin önde gelen elektronik dönüşüm kurumlarından EDM Bilişim, Maliye Bakanlığı ve Bilgi Teknolojileri Kurumu tarafından verilen lisanslar ve kendi geliştirdiği yüzde yüz yerli yazılım teknolojisi ile e-imza, KEP, e–fatura, e–defter, e-arşiv yani yasal geçerli PDF fatura ve elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) alanlarında hizmet veriyor. İstanbul ve Ankara’da iki ayrı yedekli şirketimize ait veri merkezi bulunmaktadır.

EDM KEP sistemi, yasalar ve ilgili mevzuata uygun ve başta ETSI TS 102 640 standardı olmak üzere uluslararası KEP, bilgi güvenliği, ortak kriterler, iş sürekliliği ve olay yönetimi standartlarına uyumlu olarak oluşmuş INTERTECH altyapısı üzerinden verilir. EDM Bilişim sadece KEP hizmeti değil, onun tamamlayıcısı olan gönderilerin süreç yönetimini ve elektronik arşivlenmesini pazarda sadece EDM Bilişim tarafından sağlanan TS13298 standartlarına uygun sağlar.

EDM, KEP sistemi sayesinde kullanıcılarına talep etmeleri halinde deliller haricinde tüm içerikleri de ömür boyu saklama garantisi vererek, kullanıcıların içeriğin kaybolması, silinmesi ya da içeriğin değiştirilmesini engelleye bilme konusunda da güvenli bir hizmet sunabilmektedir. Ayrıca sistemde her bir ileti başında aynı miktarda SMS ile bilgilendirme konusunda da bedelsiz bir hizmet sunarak pazarda farklılaşmıştır.

EDM’DE KEP BAŞVURU SÜRECİ NASIL İŞLEMEKTEDİR?

• KEP hesabı almak isteyen gerçek veya tüzel kişiler internet ya da telefon aracılığıyla EDM’ye başvuruda bulunmalıdır.

• EDM, mevzuatta belirtilen şekilde başvuru sahibinin kimliğini tespit eder.

• Tüzel kişiler, işlem yetkilisi olarak belirledikleri kişilerin kimlik bilgilerini ve yetkili olduklarını gösteren bilgi ve belgeleri başvuru sırasında EDM’ye bildirmek zorundadır.

• EDM, gerekli kontrollerden geçen KEP hesabı başvurusunu kabul eder ve KEP hesabını oluşturur. Kep hesabına ilişkin bilgileri başvuru sahibine güvenli bir şekilde teslim eder ve bu kapsamda KEP hesabı kullanıma açılır.

• Anında ve yerinde hizmet için randevu alabilirsiniz;

           İRTİBAT : Perpa Ticaret Merkezi A blok K:12 No:1828 Okmeydanı-Şişli-İstanbul - Serkan DÖNMEZ

          Tel: 0 212 320 0 180 - 0 534 586 96 96

           www.edmbilisim.com.tr